Co je to odpovědný plán?
Zodpovědný plán je plán, který se řídí předpisy IRS (Internal Revenue Service) pro proplácení podnikových výdajů zaměstnancům, v nichž se úhrada nepočítá jako příjem. To znamená, že úhrady nepodléhají srážkové dani nebo výkaznictví W-2. Tyto výdaje však musí souviset s podnikáním, aby spadaly do odpovědného plánu.
Klíčové způsoby
Jak funguje účetní plán
Zodpovědný plán se liší od nezodpovědného plánu. Pokud se podnikový plán úhrad neřídí požadavky IRS na odpovědný plán, je plán nezodpovědný a úhrada výdajů je považována za součást odměny zaměstnance, a proto podléhá srážce a musí být vykázána na formuláři W-2 zaměstnance.
Podle pravidel finančního úřadu jsou podle odpovědného plánu výdaje proplaceny, pokud souvisejí s podnikáním a jsou náležitě zaúčtovány. Kromě toho musí být zaplacené částky, které přesahují skutečné náklady, vráceny společnosti ve stanoveném časovém rámci.
Výdaje spojené s podnikáním, které zaměstnancům vzniknou, mohou zahrnovat například cestování, stravování, ubytování, zábavu nebo dopravu. Zaměstnanci jsou povinni přiměřeně účtovat výdaje se záznamy a vrátit případnou nadměrnou náhradu v přiměřené lhůtě.
Zaměstnavatelé nejsou povinni předkládat podrobnosti svého plánu finančnímu úřadu, ale musí být schopni prokázat, že splňují požadavky odpovědného plánu.
Zaměstnavatelé jsou často schopni využít přísnější požadavky na účetní plán, než jsou vyvěšeny IRS.
Požadavky na účetní plán
Požadavky na odpovědný plán jsou takové, že souvisejí s podnikáním, že výdaje zaměstnanců jsou přiměřeně a včas zaúčtovány zaměstnavateli a že případná nadměrná náhrada musí být zaměstnavateli vrácena v přiměřené lhůtě.
Aby výdaje mohly být považovány za výdaje související s podnikáním, musí (volně) splňovat následující požadavky: náklady musí být vynaloženy v rámci zaměstnání a veškeré výdaje, které se prolínají mezi osobním výdajem a obchodním výdajem, musí být jako takové náležitě zaúčtovány, přičemž se výdaje rozdělí mezi zaměstnavatele a zaměstnance.
Běžným příkladem je osobní automobil, který se používá pro služební cesty: v takovém případě lze očekávat, že zaměstnanec započítá kilometry, které mu vznikly v průběhu jeho osobní dopravy a dopravy související s prací, přičemž náklady se přiměřeně rozdělí.
Přiměřené účetnictví obvykle podléhá potvrzení třetí strany, aby bylo možné prokázat, že finanční prostředky zaměstnanců souvisely s podnikáním. Příjmy jsou běžnou formou doložení třetí stranou, kterou zaměstnanci použijí k prokázání oprávněnosti svých žádostí o financování.
Existují však výjimky z tohoto pravidla, včetně případů neuložení nákladů, které činí méně než 75 dolarů, proplacení stravného, které spadá do IRS per diem standardy, a přepravní náklady, pro které je obtížné získat úřední doklad o zaplacení, jako jsou taxíky, metro a autobusy. Obecně se očekává, že vrácení nadbytečných proplacených prostředků je, že takové prostředky jsou vráceny zaměstnavateli do 120 dnů od jejich vyplacení.