Co je Petty Cash?
Drobný pokladní fond je malá částka podnikové hotovosti, často držená po ruce (např. v zamčené zásuvce nebo krabici), na úhradu drobných nebo vedlejších výdajů, jako jsou kancelářské potřeby nebo náhrady zaměstnancům.
Drobný pokladní fond bude procházet pravidelnými sesouhlaseními s transakcemi zaznamenanými také do účetní závěrky. Ve větších korporacích může mít každé oddělení svůj vlastní pokladní fond.
Klíčové způsoby
Pochopení Petty Cash
Správci pokladních fondů jsou jmenováni, aby na fond dohlíželi. Povinnosti spojené s úschovou obvykle zahrnují vynucování pravidel a předpisů týkajících se pokladní hotovosti, žádosti o doplnění a výdej finančních prostředků.
Požadavky na Petty Cash
Použití pokladního fondu může obcházet určité vnitřní kontroly. Dostupnost pokladní hotovosti však neznamená, že k ní může mít za jakýmkoli účelem přístup jakákoli osoba. Mnoho společností používá pro správu fondu přísné vnitřní kontroly. Často je několik jednotlivců oprávněno schvalovat výplaty a může tak činit pouze u výdajů souvisejících s legitimními činnostmi nebo provozem společnosti.
Drobný pokladník může být pověřen vystavením šeku k financování pokladní zásuvky a provedením příslušných účetních záznamů. Správce drobné pokladny je pověřen rozdělováním hotovosti a vybíráním stvrzenek za všechny nákupy nebo jakékoli použití finančních prostředků. Jak klesá součet drobné pokladny, měly by se příjmy zvýšit a sečíst celkovou vybranou částku.
Tím, že má pokladní pokladní a uschovatele pokladní, napomáhá tento duální proces udržet finanční prostředky v bezpečí a zajistit, aby k nim měly přístup pouze oprávněné osoby.
Nahrávání Petty Cash
Finanční úřad (IRS) doporučuje vyplňovat pokladní lístky a přiložit je k účtenkám pro evidenci a zdokumentování drobných výdajů v hotovosti.
Sladění drobné hotovosti
Peněžní fond je pravidelně odsouhlasován, aby se ověřilo, že zůstatek fondu je správný. Obvykle, když zůstatek peněz klesne na předem stanovenou úroveň, požádá správce pokladny o dodatečnou hotovost. V této době se vypočítá součet všech příjmů, aby se zajistilo, že bude odpovídat vyplaceným prostředkům z pokladní zásuvky. Pokud jsou potřeba nové prostředky, pokladní vypíše nový šek na financování pokladní zásuvky a výměnou převezme příjmy z nákupů, které hotovost vyčerpaly.
Petty Cash vs. Cash on Hand
“Drobná hotovost” a “hotovost na ruku” zní hodně podobně a překrývají se. Z těch dvou je “hotovost na ruce” obecnější termín.
Hotovost na ruku je jakákoli dostupná hotovost, kterou má podnik nebo likvidní fondy. Může být ve formě skutečných peněz, jako jsou částky, které jste ještě neuložili v bance, nebo menší bankovky a mince, které si necháváte v pokladně, abyste udělali drobné pro zákazníky. V tomto smyslu se rozdíl od drobné hotovosti vztahuje k tomu, kde peníze schováváte a jak je používáte – přičemž drobná hotovost je určena spíše pro interní obchodní potřeby/výdaje zaměstnanců a hotovost na ruku se vztahuje k prostředkům, které jste obdrželi od zákazníků nebo které jim byly vráceny.
Ale hotovost na ruku má větší význam, jako účetní termín. Ve finančním světě se také odkazuje na vysoce likvidní aktiva společnosti – prostředky na běžných nebo jiných bankovních účtech, fondy peněžního trhu, krátkodobé dluhové nástroje nebo jiné peněžní ekvivalenty. I když to není doslova hotovost, jsou to peníze, které lze snadno a rychle získat, a proto jsou „na ruce“.
Stručně řečeno: Všechny drobné peníze jsou formou hotovosti na ruce, ale ne hotovost na ruce je drobná hotovost.
Výhody a nevýhody drobné hotovosti
Drobná hotovost má své plusy. Hotovost v mnoha případech zůstává nejrychlejším, nejjednodušším a nejsnadnějším způsobem, jak za věci zaplatit. Funguje dobře, když pokryje drobné improvizované výdaje – třeba spropitné pro dítě, které doručuje pizzu na obědovou poradu, nebo jízdné na taxík domů pro zaměstnance, kteří pracují dlouho do noci. Ušetří potíže s proplácením lidem nebo očekáváním, že budou platit z vlastní kapsy za věci související s prací.
Drobná hotovost může fungovat i na časté, ale všední výdaje, jako je mléko do kancelářské ledničky, razítka nebo čisticí prostředky.
I když by to neměla být obvyklá praxe, drobné peníze v nouzi mohou být použity na drobné pro zákazníky, pokud dochází pokladna.
Nevýhodou je, že pohodlnost drobné hotovosti z ní může také udělat problém a riziko. Hotovost je těžké zajistit a nemožné ji sledovat; pro bankovky je velmi snadné zmizet beze stopy – i když jste si vytvořili pečlivý systém účtenek nebo poukázek.
To nás přivádí k další nevýhodě drobných hotovostních fondů: jejich údržba, vedení záznamů a pravidelné slaďování, to vše pro někoho znamená práci navíc. To může být drobná nepříjemnost ve velkých firmách s vedoucím kanceláře nebo účetním oddělením; pro malé podniky to může znamenat zátěž.
Bezpečnostní aspekt je často důležitý pro malé firmy, které se dlouho obávaly, že držení hotovosti je pozvánkou ke zločinu.
Pohodlné, snadno pochopitelné
Bezprostředně přístupné; nevyžaduje se předběžné plánování/autorizace
Dobré pro případ nouze / improvizované potřeby
Bezpečnostní riziko: Těžko dohledatelné a náchylné k podvodům, krádežím, zneužití
Vyžaduje manuální monitoring, vedení záznamů
Staromódní/zastaralé
Drobné Cash často kladené otázky
Co je to drobná hotovost a k čemu se používá?
Proč se to jmenuje Petty Cash?
Anglické slovo „petty“ pochází z francouzského petit, což znamená „malý“ nebo „malý“. Stejně tak „petty“ znamená malý nebo nevýznamný. Takže petty cash označuje malou sumu peněz odloženou na drobné nebo drobné nákupy, na rozdíl od větších výdajů nebo účtů.
Jedno z prvních použití této fráze pochází ze vzdělávací práce o vedení domácnosti od Benjamina Billingsleye, Rady ženám a pannám Londýna, která se datuje do roku 1678.
Co je příklad drobné hotovosti?
Je Petty Cash ekvivalent?
Ne. Drobná hotovost jsou skutečné hotovostní peníze: bankovky a mince. Hotovostní ekvivalenty jsou vysoce likvidní cenné papíry a další aktiva, která lze snadno přeměnit na hotovost: fondy peněžního trhu, komerční papíry nebo krátkodobé dluhy, jako pokladniční poukázky.
U podnikových finančních výkazů jsou však v rozvaze uvedeny v sekci „Peníze a peněžní ekvivalenty“. V tomto smyslu je tedy možné obě tyto položky házet do jednoho pytle.
Jak balancovat drobné hotovosti v účetnictví?
Pokaždé, když se napojíte na pokladní fond – tedy vyberete peníze – měl by být vyplněn lístek nebo poukaz. Ten funguje jako účtenka, kde je zaznamenána částka výběru, datum, účel a další podrobnosti. Stále častěji jsou tyto lístky elektronické, zapisované do digitální tabulky nebo účetní knihy. Ale může být užitečné mít i papírové lístky, spolu s účtenkami z nákupů nebo plateb (pokud je to možné).
Po uplynutí stanoveného intervalu – obvykle ve stejnou dobu každý měsíc nebo týden – je čas vyrovnat nebo vyrovnat účet drobného fondu. Nejprve si poznamenejte aktuální částku ve fondu. Poté odečtěte tuto částku od počátečního zůstatku. Tento součet je celková částka vybraná z účtu v daném časovém období.
Dále sečtěte částku všech neuhrazených stvrzenek (plus přiložené stvrzenky). Tato částka by měla být stejná jako částka, kterou jste vybrali a kterou jste vypočítali z počátečního a koncového zůstatku na účtu. A částka v hotovosti, kterou máte v úložném boxu nebo zásuvce, by měla být stejná jako aktuální zůstatek na účtu.
The Bottom Line
Drobná hotovost je malá částka hotovosti, která je uchovávána v prostorách podniku nebo společnosti k úhradě drobných výdajů a potřeb – obvykle nepřesahuje několik stovek dolarů. I když je snadno srozumitelná a snadno použitelná, drobná hotovost je předmětem zneužívání, snadno se ztrácí a je náchylná ke krádežím. Někteří mají pocit, že v současné společnosti je fond drobné hotovosti zastaralý: existuje spousta alternativ pro drobné nákupy, které jsou bezpečnější a stejně pohodlné.