Co je to šek na doklad?
Kontrola poukázky je kombinace kontroly a poukázky, také známá jako „poukázkové poradenství“, která obsahuje relevantní informace o stranách transakce a vytváří tak auditovatelnou papírovou stopu o platbě tohoto šeku.
Klíčové způsoby
Pochopení kontrol dokladů
Kontrola dokladu vytváří papírovou stopu pro platbu vydavatelem šeku. Příjemce šeku dokladu oddělí jednu část dokladu a uchová ji pro evidenci před proplacením šeku. Vydavatel si ponechá druhou část dokladu.
Kontroly dokladů, které se používají v počítačových účetních systémech, mají tři části, které se dohromady vejdou na listy papíru standardní velikosti pro snadnější použití v tiskárnách. Kontroly mají obvykle obchodní rozměry – jsou delší než standardní kontrola, ale mají stejnou šířku. Jedna část je kontrola a další dvě části jsou poukázky pro příjemce a vydavatele pro jejich příslušné záznamy. Perforace usnadňují oddělení jednotlivých částí.
Poukázka je doklad používaný oddělením účetní závěrky společnosti ke shromáždění a uložení všech podkladů potřebných ke schválení a sledování platby závazku. Poukázka je v podstatě záložní doklad pro účetní závěrku, fakturaci nebo výplatu. (Splatné účty jsou krátkodobé účty, které společnosti dluží prodejcům a dodavatelům.) Poukázka je důležitá, protože se jedná o mechanismus interní účetní kontroly, který zajišťuje, že každá platba je řádně autorizována a že zakoupené zboží nebo služby jsou skutečně přijaty.
Kdo používá šeky na doklady?
Šeky na poukázky běžně používá mzdové oddělení firmy a označují se jako výplatní šeky. Poukázka bude obsahovat číslo poukázky, jméno příjemce, datum, částku (hrubou a čistou, pokud jsou nějaké srážky), podpisy a všechny poznámky, které je třeba zaznamenat. U výplat, i když se přímá záloha stává pro platící zaměstnance stále častěji normou, je běžnou praxí mít papírovou zálohu.
Prodejci také používají šeky s doklady. V tomto případě je šek s dokladem vystaven, když je faktura spárována s objednávkou a dokumentací, že objednávka byla vyplněna. Kromě toho je pro oddělení účetních závazků užitečné mít soubor záznamů s doklady o platbách prodejcům při řešení platebních sporů a při přípravě účetních knih pro interní uzavírání na konci měsíce.