Co je virtuální kancelář?
Virtuální kancelář poskytuje podnikům fyzickou adresu a služby související s kancelářemi bez režie dlouhého pronájmu a administrativního personálu. S virtuální kanceláří mohou zaměstnanci pracovat odkudkoli, ale stále mají věci jako poštovní adresu, telefonní záznamníky, zasedací místnosti a videokonference.
Jak fungují virtuální kanceláře
Virtuální kanceláře fungují jako jedna jednotka, která slouží zákazníkům, ale neexistují na pevném místě. Tento typ nastavení je oblíbený zejména u startupů a malých podniků, které chtějí minimalizovat režii. Vytvoření webového softwaru a služeb pro produktivitu kanceláří, jako jsou videokonference, pomohlo nastartovat růst virtuálních kanceláří.
Klíčové způsoby
Virtuální kancelář může také vést k vyšší produktivitě, protože její služby osvobozují pracovníky od administrativních úkonů, stejně jako od dojíždění. Každý zaměstnanec může pracovat z místa, které je nejvhodnější, a podnik se neomezuje na najímání zaměstnanců, kteří žijí v místě.
Jak stále více lidí hledá způsoby, jak pracovat na dálku, výhody virtuální kanceláře jsou okamžitě patrné. Ne vše je však tak snadné, jak se zdá. Někomu může plánování virtuálních kancelářských prostor připadat stejné jako časově náročné konflikty při plánování, které jsou vlastní fyzické kanceláři.
Výhody a nevýhody virtuální kanceláře
Přitažlivost virtuální kanceláře pro uživatele je dvojí. Za prvé, měsíční náklady na virtuální kancelář jsou mnohem nižší než u tradiční kanceláře. Koneckonců, nemá žádné z nákladů na údržbu a údržbu, ani nemusí být personálně obsazena. Virtuální kancelář může být také zajištěna prostřednictvím měsíčního pronájmu, takže je zde větší flexibilita, pokud se uživatelova firma změní (žádné čekání na vypršení pronájmu nebo vynaložení nákladů na zrušený pronájem).
Náklady na používání virtuální kanceláře se mohou pohybovat od méně než 40 dolarů až po více než 200 dolarů měsíčně. Čím více služeb se přidá, tím dražší to bude.
Za druhé, virtuální kancelář může poskytovat poštovní adresu, telefonní záznamy a videokonferenční služby. Proto se malý podnik může jevit větší, než ve skutečnosti je. Může také poskytovat fyzickou adresu (nebo více adres) uživatelům, aby se setkali s klienty. Někdy může adresa propůjčit uživateli virtuální kanceláře auru prestiže, například pokud je adresa známá lokalita nebo ulice. Stejný účinek může mít profesionální telefonní záznamník.
Některé služby, které virtuální kancelářské uspořádání nabízí, vyžadují předplánování k využití. Mnoho balíčků například přichází s omezeným využíváním konferenčních místností nebo omezeným využíváním telekonferenčních a videokonferenčních služeb. Virtuální kanceláře mohou mít také omezený přístup v noci a o víkendech. Uživatelé mohou nedostatek flexibility považovat za omezující a nepohodlný. Existuje také potenciál pro rozptýlení, které přichází s prací z domova, a proto někteří pracovníci nemusí být tak produktivní při práci ve virtuálním kancelářském prostředí.