Co je to žádost?
Rekvizicí se rozumí proces formální žádosti o službu nebo předmět, typicky za použití formuláře žádosti o nákup nebo jiného standardizovaného dokumentu. Rekviziční proces je standardizovaný způsob vedení evidence a evidence všech žádostí podaných v rámci podniku.
Klíčové způsoby
Jak funguje žádost
Rekvizice iniciuje požadavek na konkrétní akci a také tuto akci zaznamenává pro následné potřeby výkaznictví. Například zaměstnanci v rámci společnosti by využili nákupní rekvizici, pokud by potřebovali další zásoby. Kdysi se rekvizice prováděly prostřednictvím papírových formulářů, ale většina společností dnes využívá digitální rekviziční procesy, které umožňují snadnější sledování procesu, včetně účtování příslušných zásob. Tyto typy rekvizic často automaticky aktualizují zásoby pro lepší kontrolu.
Formalizovaný proces vyřizování žádostí zvyšuje efektivitu a odpovědnost napříč všemi kontaktními místy. Na rozdíl od toho, že si zaměstnanci berou zásoby, které chtějí, když je chtějí, poskytuje požadavek na nákup kontrolovanější a zdokumentovanější metodu pro řízení interních inventur dodávek a budoucí poptávky. Například v lékařské profesi vyplňují lékaři při žádosti o laboratorní testy formulář žádosti. Tyto digitální formuláře obsahují pacientův průkaz a další lékařské informace, které pacientům zajišťují správné laboratorní testy.
Standardizované formuláře žádostí
Formuláře žádostí obvykle obsahují jméno osoby, která žádost podává, datum žádosti, požadované položky, datum dodání, místo dodání a oddělení odpovědné za splnění žádosti. Formuláře také obsahují podpis osoby, která žádost plní, a datum dokončení. Ve velkých korporacích s více místy a centralizovaným nákupem jsou tyto procesy žádostí rozhodující pro udržení produktivity zaměstnanců.
Další příklad rekvizičního procesu nastává ve světě financí, když se akcionáři rozhodnou požádat představenstvo společnosti, aby hlasovalo o navržených usneseních. Rekviziční proces je ve své podstatě formalizovaný zdokumentovaný procedurální klíč ke zvýšení efektivity v rámci podnikatelského prostředí.
Požadavek na nákup vs. Nákupní objednávka
Nákupní objednávka je interní formulář používaný pro nákup zboží a služeb a nemá žádné právní nebo závazné smluvní závazky. Nákupní objednávka je smluvní ujednání, které používají společnosti při objednávání zboží a služeb od externího prodejce. Například společnost objednávající zboží z obchodního domu vydá nákupní objednávku s podrobným popisem nakupovaného zboží, jeho cen, platebních podmínek, termínů dodání a případných speciálních slev nabízených za včasnou platbu.
Interní formulář žádosti o nákup ve firmě je určen pro zaměstnance, kteří chtějí požádat o dodávky pro svá oddělení nebo pro sebe. Často tyto formuláře vyžadují manažerské přihlášení.
Příklad požadavku
Abyste lépe porozuměli procesu vyřizování žádostí, uveďte následující příklad. Vzdělávací a rozvojový tým zdravotní pojišťovny potřebuje nové pomůcky pro svůj vzdělávací program. Vedoucí týmu musí o tyto pomůcky požádat prostřednictvím automatizovaného systému vyřizování žádostí společnosti.
Dodavatel obdrží objednávku, a je-li přijata, smlouvy s kupujícím na požadované výrobky. Objednávka slouží jako smlouva. Dodavatel dodá výrobky, jak bylo požadováno, a obdrží platbu.
Zvláštní úvahy
Systémy nákupu k zaplacení (P2P) zefektivňují a automatizují proces rekvizice a zadávání zakázek pro firmy. Tyto systémy se starají o tři hlavní procesy: rekvizici, nákup a platbu. Automatizací těchto procesů zvyšují systémy nákupu k zaplacení efektivitu a přesnost účetnictví.
Systémy nákupu k zaplacení mohou snížit náklady přibližně o 80%.
Automatizovaný proces začíná vyžádáním. Uživatelům je předložen katalog výrobků nebo služeb. Zboží je pak vybráno a uloženo v nákupním košíku. Požadavek je směrován do managementu ke schválení a po obdržení se systém přesune do nákupního procesu a poté je finalizován, jakmile je provedena platba dodavateli.
Nejčastější dotazy týkající se žádostí
Co je požadovaný majetek?
Požadovaný majetek je majetek převzatý vládou, například s vyvlastněním. V USA pátý dodatek požaduje, aby vláda odškodnila vlastníka zabaveného majetku; výše protiplnění však nemusí být plná tržní hodnota majetku.
Co je to žádost o zaměstnání?
Žádost o pracovní místo je formální žádost o přijetí někoho na pracovní místo. Žádost obsahuje podrobnosti o pracovní pozici, včetně požadované kvalifikace uchazeče, požadavků na roli a detailů o pracovní pozici. Některé společnosti také uvádějí cílový plat nebo platové rozpětí v žádosti.
Co je smíření žádostí v účetnictví?
The Bottom Line
Žádost je formální žádost o výrobek nebo službu. Žádosti lze podávat manuálně nebo elektronicky. Strukturovaný proces žádosti zvyšuje efektivitu a odpovědnost. Systémy nákup-to-pay plně automatizují proces nákupu, od žádosti po platbu, což dále zvyšuje přesnost a efektivitu.